Wir suchen Sie als Unterstützung!Assistenz der Geschäftsführung / Team - und Fachbereichsassistenz

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Die vhs Hochtaunus ist eine der größte Bildungseinrichtungen im Hochtaunuskreis. Wir suchen zum 1.9.24 eine neue Assistenz in den Bereichen Geschäftsführung und Teamorganisation. Hinzu kommen Aufgaben im Bereich der Fachbereichsassistenz.

Der Stellenumfang beträgt 60 Prozent (Teilzeit). Der*Die Stelleninhaber*in ist Teil des Back Offices und arbeitet der Geschäftsführung sowie den Teams und Fachbereichsleitungen administrativ zu.




Hauptaufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen Bereich

• Organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen

• Übernahme zentraler, fachbereichsübergreifender Verwaltungsaufgaben

• Administrative Betreuung des Kursbereichs (Versendung von Honorarverträgen, Weitermeldelisten u. ä.)

• Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Mitgliedern, Dozierenden, Teilnehmenden u. a.

• Fachliche Zuständigkeit für bzw. organisatorische Abstimmung mit Hausmeister und Reinigungspersonal (Erstellung von Einsatzplänen, Kontrolle der Arbeiten u. ä.)

• Hausmanagement (Einholen von Angeboten, organisatorische Abwicklung von Instandsetzungsarbeiten u. ä.)

• Unterstützung eines Fachbereichs bei der Erstellung des Semesterprogramms (vorzugsweise: BerufsAkademie)

• Unterstützung eines Fachbereichs bei der Organisation und Betreuung der Kursveranstaltungen, ggf. auch abends oder am Wochenende (vorzugsweise: BerufsAkademie)

• Elektronische Verwaltung von Kursveranstaltungen in einem Fachbereich

• Unterstützung eines Fachbereichs bei der Öffentlichkeitsarbeit

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich wünschenswert, aber nicht Bedingung

• Sehr gute EDV-Kenntnisse

• Bereitschaft, sich in ein neues EDV-Programm einzuarbeiten und intensiv an Prozessoptimierungen zu arbeiten

• Sehr großes Planungs-und Organisationsgeschick

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit

• Sorgfalt und Genauigkeit

• Bereitschaft zur Übernahme fachübergreifender Aufgaben

• Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit, Geduld

Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag des Öffentlichen Dienstes mit den üblichen Sozialleistungen. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, jedoch ist eine Übernahme in ein unbefristetes Beschäftigungsverhält-nis bei entsprechender Eignung und Bewährung vorgesehen. Schwerbehinderte werden bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Bewerbungsfrist

23.7.24

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen schicken Sie bitte per E-Mail (PDF-Gesamtdatei bis max. 5 MB – keine Einzeldateien) bis spätestens 23.7.24 an die Leitung der Volkshochschule, Herrn Carsten Koehnen, E-Mail-Adresse: koehnen@vhs-hochtaunus.de.

Für Rückfragen und Auskünfte steht Herr Koehnen gerne unter Tel. 0 61 71 / 58 48 21 zur Verfügung.

Bitte beachten Sie: Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich in der Woche vom 5. bis 9.8.24 stattfinden. Sollten Sie in dieser Woche nicht verfügbar sein, bitten wir bereits bei der Bewerbung um entsprechende Information.


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